Jak przygotować bazę wiedzy dla agenta AI: od dokumentów do zasad odpowiedzi

Zacznij od zasad dopuszczania wiedzy

Przygotowanie bazy wiedzy potraktuj jako projekt redakcyjny z określonym zakresem, osobą odpowiedzialną i warunkami odbioru. Nasza propozycja: zanim wybierzesz dokumenty, zapisz, na jakie pytania agent ma odpowiadać, jakie tematy wymagają dodatkowego sprawdzenia i kiedy powinien powiedzieć, że nie ma wystarczających informacji. Wszystkie procedury, przykłady i progi opisane poniżej są naszym proponowanym warsztatem, a nie wymaganiami konkretnego produktu.

Punktem odniesienia dla kontroli treści mogą być zalecenia Google dotyczące publikacji tworzonych z pomocą AI. Google wskazuje, że takie materiały mogą zawierać nieścisłości, i zaleca ręczne sprawdzanie ich przed publikacją. To zalecenie dotyczy treści internetowych; nie przedstawiamy go jako dokumentacji działania agentów. Wytyczne Google.

W naszym proponowanym briefie zapisz pięć elementów: odbiorcę, zadanie agenta, dozwolony zakres odpowiedzi, oczekiwany sposób wskazywania źródła i osobę zatwierdzającą materiał. Dodaj przykładowe pytanie graniczne, przy którym odpowiedź ma zakończyć się prośbą o doprecyzowanie. Nie zaczynaj od deklaracji, że agent ma wiedzieć wszystko o firmie.

Sporządź rejestr i kartę każdego dokumentu

Proponujemy rozpocząć przegląd od jednego obszaru, na przykład instrukcji obsługi konta. Wpisz do rejestru wszystkie materiały rozważane dla tego obszaru: strony pomocy, instrukcje, notatki robocze i zatwierdzone odpowiedzi. Samo umieszczenie w rejestrze nie powinno oznaczać zgody na wykorzystanie treści w odpowiedzi agenta.

Dla każdego dokumentu przygotuj kartę z identyfikatorem, tytułem, adresem lub lokalizacją, właścicielem merytorycznym, językiem, zakresem zastosowania i statusem. Osobno zapisz datę wskazaną przez autora, datę ostatniego przeglądu oraz planowany termin następnej kontroli. Nie zastępuj tych pól jedną ogólną datą aktualizacji.

Przyjmij własną konwencję nazw, na przykład obszar–temat–język–wersja. Traktuj ją jako wewnętrzne ustalenie zespołu. W tytule dla czytelnika użyj zwykłego pytania lub nazwy zadania; techniczny identyfikator pozostaw w karcie. Jeśli dokument ma kilka zastosowań, wypisz je oddzielnie zamiast nadawać mu nieograniczony zakres.

Na tym etapie proponujemy trzy statusy: do oceny, dopuszczony i archiwalny. Każdemu przypisz konkretne uprawnienie redakcyjne. Materiał do oceny wymaga decyzji opiekuna, dopuszczony może stanowić podstawę odpowiedzi w zadanym zakresie, a archiwalny służy wyłącznie do odtworzenia wcześniejszych ustaleń. Zapisz tę zasadę w instrukcji projektu.

Uporządkuj treść wokół pojedynczych zadań

Nasza proponowana jednostka wiedzy to odpowiedź na jedno pytanie wraz z warunkami jej zastosowania. Przykładowa karta może mieć pola: pytanie, krótka odpowiedź, wymagane warunki, kolejne czynności, wyjątki i materiał źródłowy. Jeżeli opis obejmuje kilka niezależnych zadań, przygotuj osobne karty i wskaż relacje między nimi.

Podczas redakcji proponujemy zastąpić odwołania w rodzaju „jak wyżej” nazwą konkretnego kroku albo dokumentu. Przy skrótach dopisz rozwinięcie przy pierwszym użyciu. Zdecyduj także, jak zapisywać nazwy przycisków, jednostki i nazwy wersji. Nie poprawiaj samodzielnie wartości merytorycznych tylko dlatego, że wyglądają nietypowo; wpisz pytanie do właściciela materiału.

Wytyczne Google dotyczące pomocnych treści zawierają pytania o kompletność opisu, przejrzyste wskazywanie źródeł i łatwe do sprawdzenia błędy rzeczowe. Wykorzystujemy je tutaj wyłącznie jako inspirację do przeglądu redakcyjnego. Pytania do samooceny treści.

Dla przykładowej instrukcji zmiany ustawień konta zaproponuj dwie wersje pytania: krótką i potoczną. Oczekiwaną odpowiedź opracuj osobno, na podstawie zatwierdzonego dokumentu. Nie dopisuj nowych kroków na podstawie samego brzmienia pytania. Jeśli źródło pomija warunek rozpoczęcia procedury, oznacz go jako zadanie do wyjaśnienia.

Sprawdź aktualność i rozstrzygnij sprzeczności

W naszym proponowanym procesie aktualność oznacza decyzję opiekuna o zastosowaniu konkretnej treści do konkretnego zakresu. Nie przyjmuj automatycznie, że dokument z późniejszą datą zastępuje wszystkie wcześniejsze materiały. Poproś o potwierdzenie, co zmieniono, od kiedy zmiana obowiązuje i do jakich wariantów usługi się odnosi.

Przy rozbieżności utwórz kartę konfliktu. Umieść w niej oba fragmenty, identyfikatory dokumentów, pytanie użytkownika oraz opis różnicy. Najpierw sprawdź proponowany podział według języka, wersji, planu i etapu procesu. Jeśli właściciel potwierdzi różne zakresy, zapisz dwie warunkowe odpowiedzi. Jeśli potwierdzi zastąpienie materiału, oznacz dokument poprzedni jako archiwalny.

Gdy rozbieżność pozostaje nierozstrzygnięta, proponujemy status „wstrzymane”. W przykładowej instrukcji odpowiedzi wpisz wtedy: „Materiały zawierają różne informacje. Potrzebuję potwierdzenia właściwej wersji”. Nie ustalaj wyniku głosowaniem dokumentów ani nie łącz sprzecznych wartości w jedną odpowiedź. Decyzję i uzasadnienie pozostaw osobie wskazanej w briefie.

Dla każdej zatwierdzonej zmiany zapisz autora decyzji, jej datę, podstawę i listę pytań wymagających ponownej kontroli. Częstotliwość przeglądów ustal według własnego kalendarza zespołu. Możesz przyjąć osobny harmonogram dla instrukcji i osobny dla opisów oferty, ale nazwij go lokalną umową organizacyjną.

Uzupełniaj braki przez konkretne pytania

Proponujemy prowadzić rejestr braków obok rejestru dokumentów. Każdy wpis powinien zawierać pytanie, brakujący element odpowiedzi, osobę odpowiedzialną i warunek zamknięcia. Zamiast zadania „uzupełnić konfigurację” zapisz na przykład: „Potwierdzić, kto może zmienić ustawienie i jakie warunki musi wcześniej spełnić”.

Rozróżniaj trzy kategorie robocze: brak materiału, brak jednoznacznej decyzji i brak możliwości odnalezienia właściwego fragmentu w teście. Dla każdej wybierz inne zadanie: przygotowanie dokumentu, rozstrzygnięcie przez opiekuna albo poprawę opisu i ponowne sprawdzenie. To nasza proponowana klasyfikacja, którą możesz dostosować do projektu.

Przy ustalaniu kolejności prac wybierz własne kryteria, na przykład znaczenie pytania dla zakresu wdrożenia i dostępność osoby zatwierdzającej. Nie wpisuj do bazy roboczej odpowiedzi jako zatwierdzonej tylko po to, żeby zamknąć pozycję na liście. Dopuszczaj także wynik „poza zakresem” z krótkim uzasadnieniem i wskazaniem dalszego kontaktu.

Odbierz bazę i zaplanuj kolejną kontrolę

Nasza proponowana kontrola odbiorowa obejmuje pytania z odpowiedzią, pytania z warunkiem, pytania sporne i pytania bez materiału źródłowego. Dla każdego przygotuj oczekiwany zakres wypowiedzi, dokument odniesienia oraz dopuszczalny sposób zgłoszenia niepewności. Wynik zapisz przy konkretnym przykładzie zamiast ograniczać ocenę do ogólnego wrażenia.

Przed przyjęciem kolejnej wersji bazy poproś drugą osobę o wykonanie tej samej listy. W naszej konwencji odbioru otwarty konflikt blokuje jedynie wskazany temat, a brak potwierdzenia zakresu wymaga doprecyzowania karty. Datę kolejnej kontroli i właściciela wpisz przed zamknięciem przeglądu.

Jeśli wybierzesz Max AI jako miejsce dalszej pracy, strona rejestracji przedstawia usługę jako system operacyjny dla agentów AI. Strona rejestracji Max AI. Nasza propozycja na początek: przygotuj jeden zatwierdzony pakiet tematyczny, kartę nierozstrzygniętego konfliktu i listę braków, a dopiero potem rozszerzaj zakres.